實施資訊化管理的迫切性及其作用
隨著國內市場經濟的不斷發展，以“市場為導向，拓寬銷售渠道”已成為大多數企業的共識。由於企業規模的擴大及外部競爭的加劇，對企業在動態分銷方面的管理提出了許多新的要求。為適應這種趨勢，多數企業目前採取在全國各地設立分公司，力求拓展銷售網路，但是隨著銷售網路的不斷擴展，信息量不斷增大，如果仍以傳統的手工方式處理和分析這些資料，已遠遠不能滿足企業決策者對資訊的及時性、準確性、分析等方面的要求。同時，電腦技術不斷成熟，利用電腦幫助企業分析處理資料，已成為不可阻擋的趨勢。如何利用電腦輔助工具處理和分析繁雜的資料，提高企業的競爭力，已成為企業領導者不得不面對的問題。
管理系統對企業的影響
- 降低成本：由於管理系統是通過互聯網將企業的客戶聯繫在一起，能夠動態地反映當前企業的銷售狀況，使企業對內部資訊有一個準確的瞭解，降低業務交易中的風險和成本，加強各級與總部的資訊交流，大大降低了人力成本、管理成本，使企業能夠及時對企業在銷售中出現的問題進行解決。
- 增加收益：建立管理系統可加快資金回籠速度，提高資產回報率，可以迅速、準確回應市場變化和客戶需求，從而達到增加收益的目的。
- 提高控制力度：管理系統可以加強銷售成本控制，減少人為錯誤，使每一級客戶都可以降低銷售風險，使管理更完善。
- 減少操作誤差：銷售的自動化管理，可以在業務操作時錄入，保證資料的真實性。多種業務單據自動生成和許可權控制，減少操作上的人為誤差。
- 提高企業規範化運作水平：實施管理系統，保證統一業務處理模式，規範銷售流程，消除不符要求的銷售請求，提高業務效率，使銷售管理規範化。業務流程化，避免重複抄寫和錄入，減少失誤，提高業務人員工作效率。
- 提升資訊交流：管理者和決策人員及時獲取分銷售的各項真實資料，保證了各分公司與上級管理者之間資訊交流，提高企業運作效率。同時，更可與其他系統結合，建立一個統一互動的電子商務平臺，供客戶共用企業資訊。
- 提供決策支援：管理系統可充分收集銷售資訊，加強了對歷史資料的利用，為進一步市場分析提供資料基礎和決策支援。
銷售管理軟體與財務軟體有何區別
企業管理系統可分為財務及銷售管理兩大部分。雖然它們之間聯繫密切，但是兩者是有很大的區別。
- 財務系統的使用者是會計人員，而銷售系統的使用者是業務員。
- 財務系統具有通用性，而銷售系統在不同的企業上完全不一樣。
- 財務系統是事後統計模式，而銷售系統是即時管理模式。
- 財務系統只記錄某程度上的業務，銷售系統真實地記錄全面資料。
簡單地說，財務系統是記錄了結果，銷售管理系統是參與中的過程。所以說，一個好的銷售管理系統的開發難度比財務系統要困難的多。
從表面上看，銷售管理系統和財務管理系統處理物件是一樣的，兩者處理資料的結果也應完全一樣。但實際上，在大多數企業的實際情況是財務系統中只反應了企業中的部份情況，而銷售管理系統才反映出企業的全面真實情況。在企業中設置多套財務帳，是一種常見現象;而業務主管只有通過銷售管理系統才可以瞭解企業銷售的真實情況。
怎樣才能做到銷售跟財務互相銜接
就中小型企業的發展而言，要實現銷售管理和財務管理完全一體化，在大多數企業中是不現實的，企業必須把銷售系統和財務系統分開處理，銷售系統處理日常業務運作，在月結時把有關的銷售及進貨記錄轉到財務系統中，使財務系統跟銷售系統進行部分資料的銜接，這種方法既可減少兩套帳資料重複錄入，又可實現銷售與財務的互相銜接。
管理系統實施要注意什麼
- 統一認識：管理系統不僅是一套軟體，它是一套管理思想的規範化及自動化的流程，使用系統的各個部門均應該從如何提升管理水平出發，共同規劃、積極配合，以確保系統能起到管理效益的目的。在系統成立之前，應當在企業內部達成共識，瞭解到企業本身處於何種管理階段，是否需要資訊化的管理系統。
- 認清需求：認清管理系統將要及能夠解決的問題。任何系統都不是萬能的，我們必須理性地認識到這一點。在企業的決策層應該清楚地瞭解到，各部門對管理系統的各個模組功能的需求。對於確定下來系統將要實現的範疇，要以文檔的形式正式記錄下來並請有關負責人確認。這樣做的目的是讓與系統有關的各級人員對系統的期望有一個客觀而一致的認識，避免日後產品驗收時的分歧和不必要的紛爭。
- 領導掛帥：對於管理系統，企業高層的重視和示範作用對系統的使用和推廣是至關重要的。高層親自掛帥領導專案實施，當專案過程中出現重大分歧和阻力時，方向性的決策能力是專案成功的必要條件。
- 注重培訓，重視維護：銷售管理系統應用的人員較多。許多基層人員往往看不清系統的全貌以及對企業的深遠意義，由於系統在某個具體功能的不健全而否定整個系統的應用價值。針對這種情況，不間斷的基礎教育和培訓是必要的，讓企業的各級員工瞭解系統在管理概念上的提升並且積極參與系統的應用，讓企業的投資能夠儘快見到效益。鼓勵員工在熟悉系統功能後，在實際應用的同時提出建設性的改進意見，認真積累這些意見以便在將來的系統升級中得到體現。 管理系統雖然本質上是軟體，但其性質就如同一套設備，需要精心的維護和檢修才能保障它的生命力。運行了系統，才僅僅是開始。企業應該設立專門的小組或外包給服務商，專門負責系統的維護，包括針對資料完整性、資料準確性、系統異常、資料備份、資料安全等方面的核對總和維護。
如何選擇銷售管理系統，是否需要量身訂造
企業管理是一門藝術，不同的管理者、不同的企業會有不同的管理模式和管理方法，管理系統必須和企業實際情況互相結合，才能構建符合企業特點的管理系統。成熟的軟體，必須經過軟體發展商與企業之間的交流的互動過程，才能凝聚本行業先進的管理思想，管理方法和經驗，所以在選擇軟體時，必須根據企業本身的性質，選擇針對行業特點開發的管理系統，才能使管理與系統互相結合，促進企業的發展。但是，作為同一行業的企業在不同的發展階段中，管理模式又或有著一點的區別，因此，銷售管理系統有限度的量身訂造是有需要的。
|
